信息组织的基本原理包括语言学原理、系统论原理、知识组织原理和概念逻辑原理。分类组织原理是按照一定知识概念体系的树状等级结构或分面结构来组织信息的主题概念，使文献按学科、专业或范畴、组面等逻辑划分顺序排列，形成文献信息资源的逻辑分类整序体系。主题组织原理是把用来描述文献信息资源主题概念的自然语言词汇，直接规范控制作为检索标识，构成简单概念或复杂概念逻辑关系的知识语义体系，通过对语词字顺排列以便达到对文献信息资源整序等组织的目的。
    信息组织工具若按其结构原理，可分为分类组织工具和主题组织工具两大类。分类组织工具即分类法（或称文献分类表），按不同的逻辑划分方法区分为三种：等级列举式分类法，分面组配式分类法，列举-组配式分类法。主题组织工具即主题词表，依据主题标识特点和构成原理，可分为：标题表、单元词表、叙词表等。信息组织工具若按其结构强弱程度和检索标识的受控程度，可区分为术语词典、规范文档、标题表、分类法、叙词表、概念图（Concept maps）、语义网络（Semantic networks）、实用分类法（Ontologies）等。

    等级列举式分类法是以知识分类为基础，依据概念的划分与概括原理，把概括文献内容与事物的各种类目组成一个层层隶属、详细列举的等级结构体系的一种文献分类法，亦称列举式分类法、枚举式分类法。列举式分类法的主要特点是按学科、专业集中文献，并从知识分类角度揭示各类文献在内容上的区别和联系，适合从学科、专业角度系统检索和利用文献。国内外影响较大的等级体系分类法有《中国图书馆分类法》、《中国科学院图书馆图书分类法》、《中国人民大学图书馆图书分类法》、《杜威十进分类法》（DDC）、《美国国会图书馆分类法》（LCC）等。

    分面组配式分类法是依据概念的分析与综合原理，将概括文献内容与事物的主题概念组成“知识大纲－分面－亚面－类目”的结构体系，按一定的规则，通过各分面内类目之间的组配来表达文献主题的一种文献分类法，亦称分面分类法、组配分类法、分析－综合分类法。著名的分面组配分类法有《冒号分类法》（CC）、《布立斯书目分类法（二版）》（BC2）。

    列举-组配式分类法是在详细列举类目的结构基础上，广泛采用各种组配方式编制的分类法，亦称为半分面分类法。它具有直观性较强的分类体系，也有较强的文献主题概念的组配功能，较著名的有《国际十进分类法》（UDC）。

    标题表是主题词表中出现最早的一种，它是把一个或几个相互限定的概念用规范化的自然语言语词构成一个先组定组的标题，作为文献主题标识，直接表达文献主题概念，然后按照标题字顺排列，并对标题建立相应的同一关系、属分关系、相关关系等参照系统，构成隐形的知识结构体系。标题表一般是先将标题列举出来，供标引和检索选用。标题可以采用单词标题、词组标题、倒置标题、带限定词的标题以及大量在标题表中预先组配好的多级标题形式。较著名的标题表有《美国国会图书馆标题表》（LCSH）。

    叙词表是从自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的能够表达文献主题专指概念的科学术语所组成的一种规范化词典。它以特定的结构集合，展示经过规范化处理的叙词和非正式叙词，并显示它们之间的语义关系，将叙词作为文献主题标识，通过叙词的概念组配表达文献主题概念。叙词表一方面通过词间关系建立概念的知识语义网，同时也通过范畴表、词族索引来为每一个概念在语义体系中系统定位。较著名的国内外叙词表有《美国国家航空航天局叙词表》（NASA）、《工程与科学词汇叙词表》（TEST）、《汉语主题词表》等。

    概念图是通过概念和概念之间相互关系的空间网络结构图来组织和表征知识的工具，它有两个基本成分：结点 (nodes) ，代表概念、事项、或问题；连接线(lines)，表达结点之间的关系，连接线可带有标签以描述关系的类型，可用单向或双向箭头以表示关系的走向。概念图具有四个图表特征——概念：感知到的事物的规则属性，通常用专有名词或符号进行标记；命题：对事物现象、结构和规则的陈述，在概念图中，命题是两个概念之间通过某个连接词而形成的意义关系；交叉连接：表示不同知识领域概念之间的相互关系；层级结构：同一知识领域内或不同领域间的结构。

    语义网络（Semantic Network）常常被用作知识表示的一种形式。它其实是一个有向图，这个图的顶点代表概念，而边则用于表示这些概念之间的语义关系。是一种由节点及节点间带标记的连接弧组成的图形。网络的节点表示事物、对象、状态、概念等；连接弧表示节点间的关系，可用标记说明具体的语义关系。它不仅能表示事实性的知识，还适合于表示事物之间的关系。语义网络已经被广泛地应用于专家系统、自然语言理解等人工智能领域中。

    它是共享概念模型的形式化的规范说明。它定义了构成主题领域词汇集的基本术语及其之间的关系，以及结合这些术语和关系来定义词汇外延的规则。具有四方面的性质：概念化，即客观现象的抽象模型；形式化，即精确的数学描述；明确化，即关于概念及其之间关系的准确、清晰的定义；共享化，即本体是关于领域知识的共同理解与描述，可用于共享和重用。
它一般是对某一领域里的知识进行表述的词和术语，编制者根据该知识领域的结构将这些词和术语组成等级类目，同时规定类目的特性及其之间的关系，对每一类组甚至每一个类的成员进行一系列定义，比如特性、限制条件、推纳规则等等。

    《中图法》的体系分为五大部类：马克思主义、列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论，哲学、宗教，社会科学，自然科学，综合性图书，并在五大部类的基础上，展开22个基本大类的知识分类体系框架。《中图法》的宏观结构包括：编制说明，基本大类表，基本类目表，主表，附表，索引，使用手册；微观结构即类目的结构包括：标记符号，类名，类级，注释和参照。《中图法》的基本功能是用于编制分类检索工具和组织文献分类排架。

    类目注释是对类名的补充说明，进一步明确类目的涵义和内容范围，包括以下几种类型：
（1）类目内容注释：①对类目的涵义加以说明；②对类目的内容范围加以划分，指示某类包含与不包含的内容；③当相邻的一些类目具有相同的注释内容时，一般不一一列出，采用“见XX注”的方式。
（2）类目关系注释：①内容密切相关或性质相近的类目，编制参照注释；②在交替类目下编制“宜入XX”的注释，指示正式使用的类目或文献集中分类的方法。
（3）分类方法注释：①说明复分的依据和次序、组配的使用方法、多重列类类目的使用方法；②说明文献集中与分散分类的方法；③说明某项分类规则、特殊的组号规则、互见分类的方法。
（4）类目沿革注释：分类法修订后，记录类号、类名及类目内容范围的变化，置于各类注释之后，用“< >”括起。

    包括基本标记符号和辅助标记符号两部分。基本标记符号采用拉丁字母与阿拉伯数字相结合的混合制标记符号。以拉丁字母标记基本大类，并可根据大类的实际配号需要再展开一位字母，用以标记二级类目，在字母段之后，使用阿拉伯数字标记各级类目。为满足某些类目按主题名称区分和排列其所属的大量同类事物的需要，在具体分类中，选择地使用了“字母标记法”，起到了字母标记其下位类的作用。
辅助标记符号：
（1）．间隔符号：①间隔符号置于字母段之后，自左至右每三位数字之后加一圆点，当最后一段正好三位时其后不必再加圆点。②使用字母标记法的类号，其尾部字母部分不用“．”分隔。③当组合的类号中夹有其他辅助符号时，以辅助符号作为计算数码位数的界限，各段分别计算，每隔三位数字加一个间隔符号。
（2）a 推荐符号：该号置于马克思、恩格斯、列宁、斯大林、毛泽东、邓小平六位经典作家著作的互见分类号之后。
（3）/ 起止符号：该号表示类目的起止范围，在主表类号中，用以表示概括一组相连类号的起止区间；在注释中，表示类目仿分的类号区段或参见的类目范围。
（4）[ ] 交替符号：该号用以标记交替类目，表示该类目是供选择使用的。
（5）- 总论复分符号：该号置于总论复分号码之前，是总论复分号的前置标识符。

    《中图法》机读格式（简称CLCMARC）是根据UNIMARC Classification Format以及《中图法》的结构特点制定的，CLCMARC格式与书目记录、规范记录、馆藏记录等机读格式的结构基本相同，分为记录头标区、目次区、数据区，同样也遵循“文献目录信息交换用磁带格式”标准（GB29-1-82,ISO2709）。具体包括以下部分：
（一）导论Introduction 
（二）记录头标区Record Label 
（三）目次区
（四）数据区：
    1.标识块Identification Block 
    2.编码信息块Coded Information Block 
    3.类目标识块Heading Block 
    4.附注块Notes Block 
    5.单纯参见块See Reference Block 
    6.相关参见块See Also Reference Block 
    7.类号组配说明块 Number Building Block
    8.索引款目块Index Term Block 
    9.信息来源块Source Information Block 
    10.国内使用块National Use Block 

    《中国分类主题词表》（简称《中分表》）的基本原理是等级体系分类法和叙词法两者基本原理的互补发展和延伸。主要体现在以下两个方面：
⑴将体系分类法的类号标识所代表的主题概念与叙词法的语词标识所代表的主题概念进行相互兼容。这是最基本的原理。
⑵用体系分类法的等级体系取代叙词法的范畴分类体系，同时用叙词表的字顺主表取代体系分类表的类目相关索引。

    《中分表》由三部分构成：（1）编制说明与修订说明；（2）《分类号－主题词对应表》；（3）《主题词－分类号对应表》。
《分类号－主题词对应表》是以《中图法》的类表为基础，在每条类目下列出该类目所对应的主题词或主题词串。它的功能：（1）可作为《中图法》使用；（2）起《汉语主题词表》范畴索引的作用；（3）在分类标引的同时，提供了可选作标引用的主题词标识。
《主题词－分类号对应表》是以《汉语主题词表》的主题词为基础，每个主题词下列出所对应的《中图法》类号，它的功能：（1）可作为主题标引的工具，起《汉语主题词表》修订更新版的作用；（2）可作为《中图法》的类目索引；（3）部分地起传统标题表的作用（限于电子版）。
此外，“分类号－主题词对应表”与“主题词－分类号对应表”互为索引，可分别用于分类标引与主题标引，二者标引数据可以相互补充和转换，因而可以降低标引难度，提高标引质量，节省人力和物力。

（1）在分类标引中的应用
①从“分类号—主题词对应表”入手进行分类标引。该对应表右栏所列类目的对应主题词和主题组配形式，相当于类目的注释。分类标引时，可以根据对应的主题词辨别类目的涵义。
②从“主题词—分类号对应表”入手进行分类标引。可以从主题词字顺入手查找某一概念的有关类号，或从相关主题比较中选择分类号。
（2）在主题标引中的应用
①从“主题词—分类号对应表”入手进行主题标引。将该对应表作为《汉语主题词表》的主表来使用，主要利用其参照系统所提供的语言环境进行标引选词，必要时也可根据表中所列的对应分类号转查“分类号-主题词对应表”进行标引选词。
②从“分类号-主题词对应表”入手进行主题标引。可以根据分类标引所得的结果，在所确定的范畴内选择主题词，或直接转换出主题标识(主题词及主题组配形式)。

（1）分类主题一体化辅助标引功能：电子版可以通过检索窗特定内容、范围的检索，多文档互动浏览、超文本显示，浏览表逐大类、逐词顺序浏览等方法，实现分类主题两种标识的一体化检索，从而实现一次文献主题分析获得两种检索标识的一体化标引。
（2）多途径检索功能：电子版提供了多种不同检索途径，可实现知识分类的系统检索和主题事物的特性和族性检索。包括任意类号、主题词（规范词或叙词）、自然语词（入口词、短语、类名及注释、主题词的注释等）、主题词拼音、英译名、控制号、评注的快速准确等同检索或不同程度的一致性检索。
（3）易用性、助记性功能：电子版提供了“类目树”、“概念树”来表达类目的体系结构和词间关系，而且通过赤橙黄绿青蓝紫等颜色来分别表示类目和主题词的级别。
（4）评注、记忆等其他功能：用户在类目或主题词的详细窗口中可增加使用方法等评注、记忆功能，起到了公务目录、规范文档的作用，也便于《中国分类主题词表》及时维护修订，及时反馈使用信息。
 （5）与编目标引系统、用户书目检索系统自动挂接功能：通过握手协议和标准接口实现定位机读标引和特定范畴或主题的书目检索。

（1）评注的加入和修改：用户的“评注”可以分别加在分类款目和主题词款目上，成为特定用户对分类表和主题词表使用的特殊规定。如果需要加入“评注”，先使分类表或主题表成为当前活动子窗体，使用鼠标右键可以弹出功能选择菜单，选择“分类评注”或“主题评注”，也可以在功能菜单中的“评注（P）…”命令或使用快捷方式“CTRL+P”，这时系统弹出标题为“评注”的窗口，即可在文本框中加入新评注或修改以前的评注。
（2）评注的查阅：如果要查看已经加入的评注，在检索栏的检索途径中选择“评注文字”，按“任意一致”方式输入内容进行检索即可。
（3）评注的导出和导入：为了对评注进行备份、打印、修改或合并几台计算机上的评注，可以对评注进行导出和导入操作。选择帮助菜单的“导出评注”或“导入评注…”命令，评注文件以文本格式存储，每一条评注的格式为：记录号+Tab键+款目类号或主题词+Tab键+评注内容，导入时可选择装入、合并、更新三种不同的方式。

    坚持连续修订的原则，以《中国分类主题词表》第一版编制规则和长期维护建设的“主题词规范机读数据库”、“《中图法》第四版数据库”为基础，对初版中的分类号、类名、注释、对应的主题词及其参照关系进行全面系统地修订，调整和完善对应表的体系结构，增补新学科、新事物的主题概念，增补自然语言形式的入口词。原则上对《中图法》第四版类目及注释不做修改。把主题词及其与类目对应关系的修订作为本次数据修订的重点，研制适于机读标引、语义检索、机助维护的电子版作为本次版本修订的重点。

    《中分表》机读数据格式由《中图法》机读数据格式（CLCMARC）和“主题词机读规范数据格式”两部分构成，在此基础上，根据《中分表》对应结构的特点和对应需求，对以上两种格式可自定义的某些字段和指示符进行了规定，以便完成数据对应，这样形成了《中分表》机读数据格式的有机构成，该格式为《中分表》电子版研制创造了必要条件。
    “主题词机读规范数据格式”为“中国规范记录格式”（CNMARC for Authorities）的构成部分,与CNMARC的书目记录格式、馆藏记录格式和分类记录格式体系结构相同。也分成记录头标区、目次区、数据区三部分，同样遵循“文献目录信息交换用磁带格式”标准（GB29-1-82,ISO2709）。记录头标区包括记录长度、记录状态、记录类型代码、指示符长度、子字段标识符长度、数据基地址、其他记录定义、目次项结构等24位固定长度；目次区的目次项是按ISO2709格式要求构成，按字段标识号升序排列。
    数据区包括001记录控制号、005记录处理时间、100一般处理数据（23位固定长度）、2—主题标识数据块、3—主题注释数据块、4--单纯参照根查块数据、5--关参照根查块数据块、6--其他分类号数据块，8-来源信息数据块，9-国内使用数据块。把主题词区分为普通学科主题词和各种名称主题词，用不同的字段加以区分和描述。